ELEKTRA II - elektroninen julkaiseminen ja julkaisujen verkkovälitys

Projektisuunnitelma 1.11. 1998 - 31.3. 2000

1. Taustaa

1.1 Projektin tilannekatsaus

ELEKTRA-palvelu käynnistyi kaksi vuotta sitten, ja se on saanut aikaan merkittäviä tuloksia ja osakseen paljon koti- ja ulkomaista kiinnostusta. Projektin toinen vaihe käynnistyi 1.4.1998 kestäen 31.3.2000 saakka.

ELEKTRA-palvelun päätuloksia tähän mennessä ovat toimiva elektronisen aineiston julkaisu- ja jakeluympäristö, suhteet tieteellisiin julkaisijoihin aineiston toimittajina ja sopimusmekanismit tieteellisen aineiston tekijänoikeuksien hankkimiseksi ja hallinnoimiseksi. Kokeilussa on mukana artikkeleja yli 40 julkaisusta sekä vuosikirjoja ja väitöskirjoja Helsingin ja Oulun yliopistoista.

ELEKTRA-palvelu on koekäytössä seitsemässä kirjastossa. Aineiston lukeminen on maksutonta, mutta tulostuksesta peritään korvaus, joka sisältää tekijänoikeusmaksun ja teknisistä kuluista aiheutuvan korvauksen. Tulosteiden hinnoittelusuositus perustuu painettujen versioiden sivuhintoihin ja korvaukset jaetaan tasan kustantajan ja tekijöiden kesken ja tämä periaate on saanut laajan kannatuksen. Sen ovat hyväksyneet Suomen Tietokirjailijat sekä Suomen tiedetoimittajain ja Suomen tiedekustantajien liitot.

Kokemukset osoittavat, että aineiston käyttömahdollisuuksia on tarpeen laajentaa hallitusti yliopistojen ja mahdollisesti myös muiden oppilaitosten paikallisverkkoihin. ELEKTRAn II vaiheessa laaditaan organisaatiolisenssisopimukset ja testataan niiden käyttöä.

ELEKTRAn laajapohjainen konsortio, jossa ovat mukana kotimaisen elektronisen julkaisemisen avaintahot on pystynyt ratkaisemaan teknisten ongelmien lisäksi myös julkaisupoliittisia ja sopimuksellisia ongelmia. ELEKTRAn ensimmäinen vaihe on keskittynyt voimakkaasti julkaisijoille suunnatun digitointi- ja välityspalvelun kehittämiseen. Kun tämä tärkeä tuotantoprosessi on saatu toimintaan, tarvitaan jatkohanke, joka keskittyy jakelun laajentamiseen ja monipuolistamiseen sekä käyttäjäpalvelujen kehittämiseen. Tämä tapahtuu tarjoamalla aineiston käyttömahdollisuus suoraan verkosta yhteislisenssein. Kontrolloidun dokumenttienvälityspalvelun kehittämiseen liittyy haasteita, joihin voidaan vastata vain ELEKTRAn osallistujien yhteistyöllä.

1.2 ELEKTRAn yhteydet muihin hankkeisiin

Yhtenä ELEKTRAn tavoitteena on ollut luoda yhteyksiä vastaaviin koti- ja ulkomaisiin hankkeisiin. Verkostoituminen on onnistunut yli odotusten, ja ELEKTRA on avannut partnereilleen mahdollisuuksia osallistua useisiin muihinkin projekteihin. ELEKTRA on päässyt testihankkeeksi EU:n kirjasto-ohjelman tekijänoikeuksia selvittävään Tecup-hankkeeseen, jossa ELEKTRAn partnereista ovat mukana HYK ja Kopiosto. ELEKTRAssa luotu osaaminen on avannut HYK:lle ovet myös saman ohjelman Dieper-hankkeeseen. Sen tavoitteena on digitoida eurooppalaisia tieteellisiä artikkeleita ja tarjota yhteinen pääsy tähän tietovarantoon. Euroopan neuvoston Adapt-ohjelmaan liittyvässä Uusi kirjatalous -projektissa on mukana useita ELEKTRAn partnereita asiantuntijoina.

ELEKTRAsta on kehittynyt avainhanke, joka on synnyttänyt ympärilleen myös uusia hankkeita, joiden kanssa on luotu luonteva työnjako projektien tukiessa toinen toistaan. Elektronisen aineiston arkistointiproblematiikka edellytti erillistä hanketta, jota varten perustettiin EVA, elektronisen verkkoaineiston hankinta- ja arkistointiprojekti. Siinä ratkaistaan myös ELEKTRAn osalta arkistointikysymykset samalla kun ELEKTRA tuottaa EVAa varten tarvittavaa testiaineistoa.

Helsingin yliopisto on käynnistänyt vuoden 1998 alussa oman Elektroninen julkaisupankki-hankkeensa, jonka tavoitteena on siirtää merkittävä osa Helsingin yliopiston julkaisutuotannosta elektroniseen muotoon aina laitossarjoista tutkielmiin ja väitöskirjoihin asti. Hankkeen koordinointi on HYK:n tehtävänä, ja ELEKTRAn kokemuksia hyödynnetään myös tässä vaativassa hankkeessa. Julkaisupankin aineistosta se osa, mikä edellyttää kontrolloitua jakelua, ohjataan julkaistavaksi ELEKTRAssa.

Opetusministeriön käynnistämän Kansallisen elektronisen kirjaston, FinELibin tehtävänä on tarjota yhtenäinen pääsy elektronisiin aineistoihin ja edesauttaa tutkimuksen ja tuotantoelämän käyttöön tarvittavan aineiston hankintaa kansallisin yhteislisenssein. ELEKTRA voi osaltaan edistää kotimaisen tieteellisen verkkoaineiston tuotantoa ja kehittää aineiston jakelua varten vaihtoehtoisen kontrolloidun kanavan, jonka periaate sisältyy myös Kansallisen elektronisen kirjaston ehdotukseen. FinELib on rahoittanut kansalaisen eletroniseen tunnistamiseen liittyvän kokeiluhankkeen, jossa ELEKTRA on pilottina.

2. ELEKTRA II:n tavoitteet

ELEKTRA II:n tavoitteena on

• toteuttaa aineiston elektroninen julkaisupalvelu kustannusvastaavuuteen pyrkien
• laajentaa elektronisen aineiston sopimuskäytäntöjä ja kehittää malli organisaatiolisenssiksi
• laajentaa haku- ja välityspalvelua käytettäväksi sopimuskirjastojen lisäksi organisaatiolisenssein esimerkiksi yliopistojen paikallisverkoissa

Projektissa kytketään Helsingin yliopiston kirjaston yhteisluettelotietokantojen ja Oulun yliopiston kirjastotietokannan bibliografisiin viitteisiin itse julkaisuja. Yhteisluettelotietokannoista käytetään ARTO-tietokantaa, joka on julkisessa käytössä oleva maksullinen tietokanta, ja sen käyttö edellyttää sopimusta. ARTO sisältää tietoja yli 1000 kotimaisesta aikakauslehdestä vuodesta 1994 lähtien, ja viitemäärä on yli 200 000. Aineistoa ARTOon tallentaa yli 30 organisaatiota.

Palveluympäristönä käytetään LINNEAn VTLS-ohjelmistoa ja liittymänä Hyperlib WWW-palvelinta. Julkaisut kuvaillaan tietokantaan MARC-formaatin avulla, mikä helpottaa tiedonhakua verrattuna WWW -indeksointipalveluihin, joissa yleensä indeksoidaan julkaisun julkaisun koko teksti tai otsikko. Elektronisen aineiston FINMARC-formaattia sovelletaan projektissa edelleen.

Eri aineistotyypeistä mukaan otetaan artikkeleja, yliopiston omien julkaisusarjojen raportteja sekä väitösopinnäytteitä. Aineistot valitaan siten, että pääosa saadaan käyttöön valmiiksi elektronisessa muodossa. Tekijänoikeuskysymykset ratkaistaan sopimuksin ja projektissa varaudutaan tekijänoikeuskorvauksiin. Väitöskirjakokeilu toteutetaan Oulun ja Helsingin yliopiston kirjastossa.

Vuonna 1999 ELEKTRA-palvelun käyttäjäkuntaa laajennetaan merkittävästi ja sitä markkinoidaan aktiivisesti eri oppilaitoksille. Kuten kirjastotestin aikana, myös ELEKTRAn toisessa eli organisaatiolisenssivaiheessa kerätään käyttäjäpalautetta ja tietoa käyttäjämääristä. Tietoja hyödynnetään palvelun kehittämistyössä.

3. Osallistujat

Projektin osallistujat ovat Helsingin yliopiston kirjasto, Oulun yliopiston kirjasto, Kopiosto, Tieteellisten seurain valtuuskunta, VTT Tietopalvelu ja Yliopistopaino.

Helsingin yliopiston kirjasto koordinoi ja johtaa projektia, tarjoaa tuotantoympäristön elektronisen julkaisemisen kokeilua varten ja tarjoaa pääosan työhön tarvittavista henkilöresursseista sekä vastaa mm. seurantatietojen analyysistä ja tulosten raportoinnista. Oulun yliopisto kirjasto osallistuu kokeiluun väitöskirja-aineiston osalta tarjoten ympäristön kokeilua varten.

Kopiosto vastaa projektissa tekijänoikeuksiin liittyvästä asiantuntemuksesta, sopimuskäytäntöihin sekä maksullisuusperiaatteisiin liittyvistä periaatteellisista selvityksistä sekä hoitaa yhteyksiä oikeudenhaltijoihin. Tieteellisten seurain valtuuskunta vastaa myös osaltaan tieteellisen julkaisutoiminnan asiantuntemuksesta, osallistuu aineiston valintaan ja toimittamiseen sekä käyttöoikeuksien hankintaan.

VTT Tietopalvelu on pohjoismainen elektronisen julkaisemisen osaamiskeskus, ja VTT tarjoaa teknistä asiantuntemusta ja koulutusta elektroniseen julkaisemiseen liittyvissä asioissa. Yliopistopaino tarjoaa projektin käyttöön julkaisuteknistä asiantuntemusta.

Osallistujien vastuut tehtävittäin esitellään projektisuunnitelman 6. kohdassa.

4. Projektin organisaatio ja johtaminen

Projektilla on ohjausryhmä, jossa kaikki osallistujat ovat edustettuina. Johtoryhmän työskentelyyn voivat osallistua sekä varsinaiset että varajäsenet. Johtoryhmä toimii asiantuntijaelimenä, joka ohjaa projektin työtä, hyväksyy suunnitelmat, päättää resurssien käytöstä ja hyväksyy tulokset.

Projektia johtaa projektipäällikkö, joka vastaa projektin taloudesta, käytännön toteutuksesta, projektin vaiheiden dokumentoinnista, raportoinnista ja tiedotuksesta.

Projektin asiantuntijat osallistuvat tehtäväkohtaiseen työryhmätyöskentelyyn ja antavat muita projektin edellyttämiä asiantuntijapalveluja. Työryhmät ovat liitteessä 4. Projektiryhmä toteuttaa projektin tehtävät ja toimii tiiviissä yhteistyössä tietotaidon kehittämiseksi ja jakamiseksi.

Projektiorganisaatio	Tehtävät
Johtoryhmä Puheenjohtaja Esko Häkli, HYK Osallistujien edustajat Eeva-Liisa Aalto, TSV Pirkko Eskola, VTT (vara) Vesa Kautto, OYK (vara) Päivi Kytömäki, OYK Jouni Komulainen, YP Sauli Laitinen VTT Karri Laurila, YP Reino Lipponen, OYK Juhani Lokki, Kopiosto Inkeri Salonharju, HYK Jukka-Pekka Timonen, Kopiosto (vara)	Hyväksyy projektisuunnitelman Ohjaa projektin työtä Päättää resurssien käytöstä Hyväksyy välitulokset Hyväksyy loppuraportin
Projektipäällikkö Tiina Hyttinen	Tarkistaa projektisuunnitelman Vastaa taloudesta Vastaa raportoinnista Laatii koulutussuunnitelman Antaa toimeksi suunnitelman edellyttämät tehtävät Osallistuu teknisen ympäristön suunnitteluun ja testaukseen Vastaa toteutuksen aikatauluista ja lopputuloksesta resurssien rajoissa Dokumentoi projektin vaiheet Vastaa projektin sisäisestä tiedotuksesta
Asiantuntijat Pirkko Eskola, VTT Teemu Rautanen, VTT Eeva-Liisa Aalto, TSV Juha Hakala, HYK Inkeri Salonharju, HYK Jukka-Pekka Timonen, Kopiosto Valtteri Niiranen, Aikakauslehtien liitto, Sanomalehtien liitto ja Suomen kustannus- yhdistyksen ja graafisen teollisuuden keskusliitto, Kopioston edustaja Janne Himanka, OYK	Antavat projektisuunnitelman mukaisia asiantuntijapalveluja
Projektiryhmä HYK Petri Heliniemi Tiina Hyttinen (Kopiosto) Sirpa Ritari Heli Salonen Jani Stenvall Kopiosto Aija Noronen OYK Irene Kujala Raimo Körkkö Reino Lipponen Ville Varjonen (Jaakko Jurvelin) (Pirkko Pietiläinen)	Toteuttaa projektin tehtävät Jakaa osaamista

5. Projektin työsuunnitelma

6. Budjetti

Vuoden 1998 menoarvio (tuhatta markkaa)

Menolaji	HYK	KOPIOSTO	OYK	TSV	VTT	YP	Yhteensä
Palkkaukset	320	140	140	50	50	100	800
Laitteet, Ohjelmisto	8						8
Tarvikkeet	15						15
Koulutus, matkat	10		10				20
Muut ostetut palvelut	30						30
Tekijänoikeuskorvaukset	12						12
YHTEENSÄ	395	140	100	50	50	100	885
OPM:n osuus	200	100	50		30		380
Omavastuu	195	40	100	50	20	100	505
Henkilötyö-kuukaudet	20	5	8	2	1.5	4	40,5

Vuoden 1998 kokonaismenoarvio on 885 000 markkaa. OPM:ltä saatu avustus on 380 000 markkaa ja osallistujien omiin talousarvioihinsa sisällyttämä rahoitusosuus 505 000 markkaa, mikä on 58 % hankkeen kokonaiskustannuksista. Kirjastojen palkkauksiin ei ole sisällytetty tila- eikä yhteiskustannuksia, jotka vielä kasvattavat omarahoitusosuutta. OPM:n avustus on tarkoitus käyttää palkka-, laitteisto-, ohjelmisto-, sekä matka- ja koulutuskuluihin sekä asiantuntijapalveluihin.

Vuoden 1998 OPM:n avustuksen käyttösuunnitelma (tuhatta markkaa)

Menolaji	HYK	KOPIOSTO	OYK	TSV	VTT	YP	Yhteensä
Palkkaukset	140	100	40		30		310
Laitteet, Ohjelmisto	8						8
Koulutus, matkat	10		10				20
Muut ostetut palvelut	30						30
Tekijänoikeus-korvaukset	12						12
YHTEENSÄ	200	100	50		30		380

7. Seuranta ja raportointi

Projektin osavaiheista laaditaan raportit ja osaraporttien tulokset koostetaan kokonaisraportiksi. Johtoryhmä hyväksyy raportit. Sovittavat osat raporteista julkaistaan ELEKTRAn WWW -sivuilla. Opetusministeriö seuraa projektin etenemistä ja arvioi jatkorahoitustarpeen.

8. Tulokset ja niiden hyödyntäminen

8.1 Tulokset

• Elektra-hakutietokanta ja sen bibliografisiin tietueisiin liittyvä kokotekstiaineisto
• Elektronisten julkaisujen haku- ja välityspalvelu
• Vaihtoehtoisia malleja väitöskirjojen elektronisesta sekä julkaisuympäristöstä että julkaisukäytännöistä

Projektin toisen vaiheen päätuloksena on elektronisten julkaisujen kontrolloitu haku- ja välityspalvelu, joka on integroitu korkeakoulukirjastojen nykyiseen Linnea-järjestelmään. Tavoitteena on se, että näin syntyvä palvelu jatkaa varsinaisena tuotantosovelluksena.

• Selvitys lisenssisopimusten tekijänoikeudellisesta struktuurista, kuten tarvittavista käyttöoikeuksista, korvausperusteista ja muista käyttölupien ehdoista

Projektissa selvitetään elektronisen aineiston tekijänoikeudellista lisenssisopimusstruktuuria, tarvittavia käyttöoikeuksia ja korvausperusteita sekä käyttölupien ehtoja. Sopimusmenettelyjä varten laaditaan tarvittavat mallisopimukset.

• Toimiva tilitysjärjestelmä

Projektissa selvitetään elektronisten julkaisujen laskutusperusteita sekä kehitetään tilittämiseen tarvittavia mekanismeja tekijänoikeuskorvausten tilittämiseksi oikeudenhaltijoille (niin tekijöille kuin kustantajillekin). Tuloksena on laskutus- ja tilitysjärjestelmä.

• Toimivat yhteydet tekijöihin ja julkaisijoihin aineiston saamiseksi elektronisessa muodossa

Projektissa testataan ensisijaisesti jo valmiiksi elektronisessa muodossa olevan aineiston käsittelyä. Tavoitteena on kehittää yhteyksiä aineiston kustantajiin/julkaisijoihin. Heidän kanssaan neuvotellaan ehdoista, joilla aineisto toimitetaan projektille säännöllisesti mieluiten ennen paperiversion julkaisemista mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa painetun dokumentin julkaisemisesta. Laaditaan julkaisijoita varten ohjeet aineiston toimittamisesta ja suositus käytettävistä tiedostomuodoista. Myös Dublin Core metadatan sisällyttämistä julkaisuihin suositellaan julkaisjoille.

• Analyysi käyttäjäpalautteesta

Käyttäjiltä kerätään elektronisen julkaisuaineiston käytöstä palautetta esim. elektronisella kyselyllä ja haastattelemalla. Tulokset analysoidaan ja raportoidaan.

• Yhteenvetoraportti projektin työstä ja tuloksista

Projektin eri osioista laaditaan raportit, joiden tulokset koostetaan kokonaisraportiksi. Kokonaisraporttiin sisältyy myös selvitys ja ratkaisumallit siitä, miten julkaisujen verkkovälitys tulisi toteuttaa a) teknisesti b) taloudellisesti.

8.2 Projektin avulla saavutettavat hyödyt

• mahdollistaa tieteellisen aineiston julkaisemisen ja välittämisen uudella teknologialla
• tarjoaa valtakunnallisen kanavan tieteellisen aineiston verkkokäyttöön
• antaa viitetietokantojen käyttäjille mahdollisuuden saada primaarijulkaisut tiedonhaun yhteydessä
• tarjoaa valtakunnallisen mallin korkeakoulujen väitöskirjojen välityspalvelua varten
• tarjoaa kilpailukykyisen palvelun, joka vastaa tekijöiden, kustantajien ja tiedon käyttäjien tarpeita
• antaa kokemusta tekijänoikeuksien hankinnasta, hallinnoinnista sekä tekijänoikeuskorvauksien tilityksen organisoinnista
• antaa kokemusta organisaatiolisenssien laadinnasta ja hallinnoinnista
• antaa kokemusta menettelytavoista aineiston autenttisuuden ja saatavuuden varmistamiseksi
• antaa kokemusta elektronisen julkaisemisen ja julkaisujen käyttöön asettamisen ja välittämisen kokonaisprosessista
• luo kansainvälisiä yhteyksiä muihin vastaaviin kehittämishankkeisiin

9. Tiedotus

Projektin sisäinen tiedotus niin johtoryhmän kuin projektiryhmän jäsenille hoidetaan pääosin sähköpostilistojen avulla. Projektiryhmä pitää tarvittaessa projektipäällikön johdolla työntekijäpalavereja.

Ulkoisen tiedotuksen kanavina käytetään ELEKTRAn WWW-sivuja, tiedotus- ja ammattilehtiä sekä messuille ja seminaareihin osallistumista.

Liite 1

Johtoryhmän kokousten suunnitellut aikataulut 1998 - 1999

Marraskuu 1998	Tammikuu 1999	Maaliskuu 1999	Toukokuu 1999
ma 16.11.	ke 13.1.	ke 24.3.	ke 19.5.
Elokuu 1999	Lokakuu 1999	Joulukuu 1999	tyhjä
ke 25.8.	ke 20.10.	ke 8.12.	tyhjä

Liite 2

Työryhmät

1. Aineisto

Tehtävät Aineiston valintastrategiat ja valinta Yhteydet aineistontuottajiin Tulokset Valintastrategian selvitys Kustantajaohjeistus Jatkuvat yhteistyösuhteet Osallistujat HYK OYK TSV

2. Teknologia

Tehtävät Teknisen ympäristön päivitykseen liittyvät tehtävät Tulokset Toimiva ja turvallinen käyttöympäristö Osallistujat HYK OYK VTT Yliopistopaino

3. Tekijänoikeudet

Tehtävät Tekijänoikeudellisten sopimusten laadinta Tulokset Mallit organisaatiolisenssisopimuksista Lisenssisopimukset Osallistujat Kopiosto HYK OYK TSV

4. Koulutus ja tiedotus

Tehtävät Koulutuksen ja tiedotuksen suunnittelu Aineiston koekäyttö, opastus, tiedotus, käyttöoikeudet Käyttäjäpalautteen kerääminen ja analysointi Tulokset Koulutustarpeen analysointi -> koulutussuunnitelma Tiedotussuunnitelma -> www-sivujen päivitys, ELEKTRA-artikkelipankin käyttäjille suunnattu esite yms. Raportit ELEKTRA-palvelun käytöstä Asiantuntijaseminaari keväällä 2000 Raportti käyttäjäanalyysistä Osallistujat HYK OYK TSV Kopiosto

Elektran kotisivulle

Päivitetty 10.12.1998